Laserfiche WebLink
211 Ninth Street South, Box 2806, Fargo, ND 58108‐2806  <br />Phone 701‐241‐5600      Fax 701‐241‐5728  <br /> <br />City of Fargo City of Moorhead Cass County Clay County  <br />Cass County Joint  <br />Water Resource District  <br />Tim Mahoney Del Rae Williams, Chair Mary Scherling Kevin Campbell Rodger Olson  <br />Dave Piepkorn Chuck Henderickson Chad Peterson Grant Weyland  <br />Tony Grindberg Joel Paulsen Rick Steen  <br />Mike Thorstad  <br />(City of West Fargo)  <br />Memorandum: Recommendation to Waive Quote Requirement for Construction Contract between $10,000 and $150,000 <br />PREPARED FOR:  <br />COPY TO:  <br />PREPARED BY:  <br />DATE:  <br />Tony Grindberg, Flood Diversion Finance Committee Chair <br />Michael J. Redlinger, Fargo Assistant City Administrator, Flood Diversion Co‐Executive  <br />Director  <br />Robert W. Wilson, Cass County Administrator, Flood Diversion Co‐Executive Director  <br />Flood Diversion Technical Advisory Group  <br />John Glatzmaier, Project Manager, Program Management Consultant (PMC)  <br />August 31, 2018  <br />Per Flood Diversion Board of Authority contracting procedures “RESOLUTION AMENDING THE PROCEDURE FOR  <br />APPROVAL OF CONSTRUCTION CONTRACTS; CONTRACTS FOR ENGINEERING, ARCHITECTURAL, AND OTHER  <br />PROFESSIONAL SERVICES; AND CHANGE ORDERS AND AMENDMENTS”, approved on August 23, 2018, for  <br />construction contracts estimated to be greater than $10,000 and less than $150,000 (Article 4.E(1)), the PMC  <br />and/or Co‐Executive Directors shall use their best efforts to request and secure three (3) competitive quotes for  <br />the proposed construction work.  In the event that the PMC and/or Co‐Executive Directors determine that only  <br />one Contractor or supplier is capable of providing the construction work or materials, the PMC and/or the Co‐ <br />Executive Directors shall provide such recommendation to the Finance Committee.  The Finance Committee shall  <br />review and make a recommendation to the PMC and/or the Co‐Executive Directors to dispense with the  <br />requirement to use their Best Efforts to request and secure three (3) quotes.  <br />This memorandum serves as a recommendation to the Flood Diversion Finance Committee to waive the  <br />requirement to request and secure three (3) quotes for the following construction work.  The Flood Diversion Co‐ <br />Executive Directors, Michael J. Redlinger and Robert W. Wilson, concur with this recommendation.  <br />The PMC has worked with Flood Diversion staff to procure contracts for two (2) construction tasks scheduled to  <br />be done this fall in Cass County roadway ditches, listed below.   <br />1.Hwy 81 approach removal.  This was a temporary approach installed by one of the OHB Ring Levee <br />demolition contractors to provide better access to a project borrow area.  Now that that work is done, the <br />temporary approach needs to be removed and the approach removal work was not included in that <br />construction contract.